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同報メールは、同じ内容のメールを多くの人に同時の送ることですが、「一斉配信」「一斉送信」「一括配信」「一括送信」などと呼ばれることもあり複数の宛先に一度にメールを送信することの総称として使われているようです。
日本語の意味から考えれば微妙に違いはあるかもしれませんが、基本的には全て同じものと考えてよいでしょう。
同報メールは、様々な用途で利用されていてもはや企業の営業活動には欠くことのできないものとなっています。
数年前まで封書やFAXで送っていたものの多くがメールに置き換わっているのです。
中には、給与明細や請求書をメールで送信している企業もあるのです。
メールにすることで、タイムリーに情報発信できるだけでなく、コストもほとんど掛からなくなります。
ただし、誤送信や情報漏えいと言ったメール独特のリスクもありますので注意が必要です。
また、メールを送信してもスパムメールと判断されてしまえば、読んでもらえなくなります。
メールが確実に届いて開封して読んでもらえて初めて意味があるのです。
それでは、同報メールを送信する方法についてご説明しましょう。
特別なものを用意せず普段使っているメーラーを利用しても同報メールを送信することはできます。
メーラーには、アドレスを指定する場所として宛先覧のTO、カーボンコピーのCC、ブラインドカーボンコピーのBCCがありますのでBCCの部分に複数のアドレスを指定すれば一度にメールを送信することができるのです。
万一、TOやCCにアドレスを指定してしまうと、全てのアドレスを公開することになってしまいますので、同報メール送信時には絶対に間違えないようにしなければなりません。
グループを作成できるメーラーを利用している場合は、BCCに毎回1件づつアドレス指定するのではなく、予めグループを作成しておけばそのグループ名を指定するだけで済むので簡単です。
ただ、通常のメーラーで同報メールを送信すると、メールの本文が全て同じで宛先のなどを入れることは出来ません。
通常メールを送信するときは、メールの最初、つまり、文頭の部分に会社名や部署名、役職、氏名、敬称など宛名を入れると思います。
よほど親しい友人などに送る場合を除いて宛名を入れないというのは考えられません。
つまり、宛名がないメールは、メールマガジンなどの大勢の人に送信しているメール判断されることになりますし、スパムメールと判断される確率も高くなるのです。
同報メールを送ることが目的であればそれでもいいのですが、送ったメールを読んでもらうためには、宛名を入れたほうがいいのは明らかです。
同報メールで宛名を入れるとなると、通常のメーラーでは難しいので、専用のソフトウェアやASPサービスなどを使うことになります。
専用のソフトウェアやサービスは、文頭に宛名を入れるだけでなく、件名や本文の任意の場所に文字を挿入出来たりしますので、同報メールでありながら、1通ずつ送った普通のメールと区別がつかないようなメールを送ることもできます。
同報メールを送信する頻度や送信件数に見合った機能とコスト選ぶことになりますが、一つ大切なことがメールアドレスデータの管理です。
同報メールを送るためには、宛先のメールアドレスが必要になります。
ソフトウェアの場合は、自分でアドレスをデータを管理することになりますが、ASPサービスの場合は、アドレスデータをサービス提供会社のサーバーにアップする必要があります。
大切なメールアドレスデータですから、管理方法も大切な判断材料なのです。
また、ソフトウェアを使う場合、プロバイダーのメールサーバーの送信制限もチェックしておく必要があります。
同報メールの件数がプロバイダーの送信制限を超える場合は、送信ができるかどうかチェックが必要です。
最後に、同報メールも普通に送るメールと同じように文章の内容は非常に重要です。
魅力ある文章とすることが同報メール最大のポイントといっても過言ではありません。
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