緊急連絡網メールセットの機能
bmpSchoolには、次のような機能が用意されています。
管理項目
bmpSchoolでは次の項目のデータを管理しています。
- 学年
- クラス
- 出席番号
- 氏名
- フリガナ
- メールアドレス
- 分類
- 性別
- 通学方法
- 関連氏名
- 携帯電話
- 自宅電話
- FAX番号
- 自宅郵便番号
- 自宅住所
- 自宅建物名
- 緊急連絡先1
- 緊急連絡先2
- 担任教師
- 備考
検索
bmpSchoolでは、次の項目を検索条件として検索してメールを送信することができます。
- 学年
- クラス
- 出席番号
- メールアドレス
- 分類
- 性別
- 担任教師
- 送信対象
- 返信確認
たとえば、ある学年の徒歩通学している生徒とその保護者だけにメールを送信するということが可能です。
メール送信
bmpSchoolはデータベースなので、それ自体にはメール送信機能はありません。
メールの送信は、BitMailPROを利用します。
BitMailPROにあらかじめbmpSchoolのデータを参照するように設定しておくことで、簡単な操作でメールを送信することができます。
返信確認（開封確認）
緊急連絡メールを送信しても、メールが届いてメールを読まれたことを確認する必要があります。
そのため、bmpSchoolでは、BitplusPROを利用して返信確認を自動化しています。
緊急連絡メールを受信した生徒や保護者は、そのまま返信するだけで特別な操作は必要ありません。
生徒や保護者から返信されてくるメールをBitplusPROが受信し、メールのヘッダー情報から送信者を特定しbmpSchoolに誰から返信があったかを記録します。
返信の確認が取れない生徒や保護者だけを一覧表示することができますので、メールの再送信や電話連絡を簡単に行うことができます。
リターンメールのチェック（メールアドレス有効性のチェック）
メールを送信してもアドレスに誤りがあったり、メールボックスが一杯だったりするとメールが送信されずに戻ってきてしまうことがあります。 BitSearch（ビットサーチ）というソフトウェアでメールサーバーが返信してきたリターンメールを受信することで、どのメールアドレスに送ったメールが戻ってきたのかをチェックすることができるのです。 いざという時に、メールアドレスに誤りがありメールが届かないということにならないために、定期的にリターンメールのチェックを行いメールアドレスのメンテナンスを行う必要があります。
セキュリティ対策（ログイン管理）
bmpSchoolには、生徒や保護者の個人情報が管理されています。 誰でも簡単にデータベースを閲覧・編集できるのはセキュリティ上問題があります。 そのため、bmpSchoolは、起動時にユーザー名とパスワードの入力を必要とし、データを保護しています。 ユーザー権限は、管理権限と利用権限の2種類あり、複数のユーザーを登録することができます。
データ登録（データインポート）
bmpSchoolを使用するためには、生徒や保護者のメールアドレスなどの情報を入力する必要があります。 手入力で入力することもできますが、生徒や保護者の情報を手入力するのは大変な作業ですし、入力ミスの可能性もあります。 そのため、bmpSchoolには、エクセル形式のデータを一気に読込む機能を用意しています。 あらかじめ、所定のエクセルにデータを準備しておけば、インポート機能でbmpSchoolに取り込むことができます。 また、これから生徒や保護者のメールアドレスなどを集める場合には、ファミリーレストランなどの会員登録と同じようにパソコンや携帯電話、スマートフォンなどから空メールを送信してもらい、瞬時に自動返信で情報登録用の入力フォームのURLを送信し、そのフォームに必要事項を入力して送信してもらう方法も利用できます。 登録フォームから送信されるメールをBitplusPROで自動的にbmpSchoolに取り込むことができます。 但し、空メールの自動返信については、別サービスとなりますので、別途費用が掛かります。
学年更新
bmpSchoolに登録されているデータの学年を自動的に1学年繰り上げる処理が簡単に行えます。 最高学年は、更新すると卒業に分類されます。
クラス替え
クラス替えを行う学年を選択することで、その学年の生徒や保護者のクラス情報をクリアします。 新しいクラス分けが決まり次第、改めてクラスを登録してください。
マスター管理
以下の項目は、マスターとして管理されています。 教育機関ごとにbmpSchoolの使用開始時に登録してご利用ください。
- 学年
- クラス
- 分類
- 通学方法
- 担任教師
LAN対応
bmpSchoolは、LAN対応でデータ管理と操作が分離されています。 そのため、データ管理用のデータベースをサーバー（通常のパソコンでも可）に置き、操作部分のシステムをクライアントとして使用するパソコンにインストールすることができます。 BitMailPROなどのライセンスを複数購入することで、複数台のパソコンから緊急連絡等を行うことが可能になります。
テスト送信先
メールを実際に送信する前に、あらかじめ指定したテスト送信先にテストメールとして送信し、メールの内容やレイアウトなどを確認してから本送信することができます。
検索結果削除
卒業生や転校生などの情報をデータベースに管理しておく必要がない場合はデータベースから削除することができます。 一度削除するともとには戻せませんので、ご注意ください。
