教育機関関係者・PTA役員の方へ 緊急連絡網メールセット

設定マニュアル

緊急連絡先のデータの集め方

生徒や保護者のメールアドレスを集める方法にはいくつかあります。
たとえば、ファミリーレストランなどの会員登録でご存知の方も多いと思いますが、QRコードを利用して空メールを送信し、自動返信したメールに本登録のフォームのURLが記載されていて、そのフォームに必要事項を入力して送信するものです。

この方法は、便利ですが空メールの自動返信機能を用意する必要があります。
そのため、ここでは、BitplusPROとBitMailPROを使った方法をご説明します。

STEP1

生徒や保護者に学校のメールアドレスの受信許可を行ってもらいます。
メールアドレスは、空メール以外のメールが届かない空メール登録専用のものを用意してください。

STEP2

学校のメールアドレスが記録されたQRコードを作成し配布するなどして、生徒や保護者にそのアドレスに対して空メールを送信してもらいます。
※空メールには、本文や件名は何も必要ありません。
QRコードは無料で作成できるサイトがあります。GoogleやYahooで「QRコード　作成」で検索してみてください。

STEP3

「緊急連絡網 登録フォーム」を用意します。

  1. 登録フォームをこちらからダウンロードします。
  2. ダウンロードしたフォルダを解凍し、form.phpをテキストエディターで開き、の4行目のメール送信先アドレスを、学校の緊急連絡網登録用のアドレスに書き換えます。
  3. 学校のサーバーにform.phpをアップロードします。「緊急連絡網 登録フォーム」が公開されます。
    ※サーバーを用意できない場合は、ご相談ください。
STEP4

BitplusPROで空メールを受信できるように設定します。

  1. 受信メール設定→新規作成→「緊急連絡空メール」という名前を付け、メールサーバータブの設定をします。
  2. 受信モードタブを開き、下記のように設定をします。
  3. データベースタブを開き、下記のように設定をします。

    ※Access2007以降のバージョンの場合は、bmpSchool.mdeをbmpSchool.accdrと読み替えてください。
  4. BitplusPROで空メールを受信してbmpSchool（データベース）にメールアドレスを取り込みます。
STEP5

bmpSchoolを起動して、ログインの画面の下部にある[登録フォーム通知準備]のボタンをクリックします。
この処理により、今回BitplusPROで新たに受信した方にBitMailPROで正式な登録フォームを通知するための準備が整います。

STEP6

空メールから取得した生徒や保護者のメールアドレスに正式登録用のフォームのURLを通知するため、BitMailPROの設定を行います。

  1. メールアカウントタブの設定
    認証方法やポート番号などプロバイダーやメールサーバーの管理者からの通知を見ながら正確に登録してください。
  2. データファイルタブの設定
    下記の画面と同じように設定してください。氏名はありませんがBitMailPROの設定に必要となります。
  3. 挿入文字タブの設定
    下記の画面と同じように設定してください。
  4. オプションタブの設定
    下記の画面と同じように設定してください。

    設定のポイントは次の3点です。
    1. 宛名差込　→　No
    2. メール送信の形式　→　テキスト形式
    3. 携帯のメールアドレスに送信する場合は自動改行しない　→　選択
    4. RFCに準拠しないメールアドレスを送信可能にする　→　選択
  5. 既定メールタブの設定
    本文（既定値）には登録フォームを次のように登録してください。
    http://**********.jp/form.php?key=\①
    **********の部分は、フォームのphpを設置した場所に書き換えてください。
    \①の部分がそれそれのメールアドレスに置き換えられて送信されます。
  6. 送信設定一覧
    登録が完了した場合は、次のように送信設定一覧に表示されます。
STEP7

BitMailPROで、メールアドレスに「緊急連絡網 登録フォーム」のアドレスをメール配信します。

  1. 送信設定名選択から「緊急連絡網登録フォーム通知」を選択します。
  2. 送信先のリストが表示されますので、今回メールの送信対象となるアドレスのSENDCHECKが選択されていることを確認してください。
  3. ツールバーの[メール作成＆送信]を選択し、送信メール作成の画面を表示します。
  4. 件名と本文には送信設定の既定メールで設定した内容が表示されていることを確認しプレビューでメールアドレスが挿入されることを確認してください。
  5. 問題なければ、メール送信ボタンをクリックし、メールを送信します。
STEP8

BitplusPROで登録用フォームから送られてくる本登録のメールをbmpSchoolに取り込むための設定を行います。
メールの件名は、

  1. メールサーバータブの設定
  2. 受信モードタブの設定
  3. データベースタブの設定
    パスワードは[newsbit]です。変更している場合は新しいパスワードを入力してください。
STEP9

BitplusPROを起動して、受信処理開始のボタンをクリックするとbmpSchoolに登録フォームから送信された内容が自動登録されます。
以上作業で生徒や保護者の情報を取り込むことができます。