Accessを使えば効率が良くなる
データベースは、「データの入れ物」というイメージを持っている方が以外に多く、データベースを使ってデータを管理している場合でもデータを実際に利用（活用）する段になると普段使い慣れている表計算ソフトExcelの出番となることが多いようです。
具体的には、データベースからCSV形式でデータを出力し、それをExcelに読み込んで、加工し、表やグラフを作成、各種レポート（書類・資料など）を出力するといった使い方です。
また、データベースを使わずにデータの管理自体もExcelで行っていて業務上、特に困っていないという場合もあります。
しかし、Excelが適している場合もありますので一概には言えませんが、多くの場合Accessでデータベースを構築することで、より効率的な処理ができるようになります。
Excelを使っている方の多くは、Excelで十分と考えているか、Excelを使わずAccessだけで同等以上のことが簡単にできることを知らないか、知っていてもAccessにそうした機能を持たせるためには相当な費用がかかると考えていているようです。
ExcelとAccessの違い
Excelを使っている方から、「ExcelとAccessの違い」に関して質問を受ける場合があります。
しかし、表計算とデータベースは、データをどのように保持し扱うかという根本的な部分が異なりますので、技術的な面では大きく異なりますが、機能面での明確な違いはそれほどありません。
つまり、「何ができるか？」という質問では、ExcelもAccessもそれぞれのソフトの機能とVBA（ExcelやAccessの機能を拡張を施すためのマクロ言語として開発されたプログラミング言語）を駆使すれば大概のことはできるのです。
肝心なことは、どちらが適しているかということで、当然のことですが、適しているものを使えば効率的になるのです。
ラーメンを「箸」と「フォーク」どちらで食べるか？
例えば、箸とフォークは、いずれも食べるための道具で、食べやすいかどうかを別とすればどちらでもラーメンを食べることは出来ます。
しかし、普通に考えれば多くの日本人は箸で食べたほうが食べやすいはずですし、箸を使ったことがない外国人ではフォークで食べたほうが食べやすいということになります。
このことから、箸かフォークを選択する際には、食べるものが「ラーメン」ということ、そして、箸とフォークのどちらをより「使いこなせるか」という点について判断していることになります。
この「ラーメン」にあたる部分は、どんな業務や処理なのかということですし、「使いこなせるか」というのは、ExcelやAccessの機能をどこまで使いこなせるかということになります。
「Access」と「専門家（プログラマー）」
企業の顧客データや売り上げデータなどデータをある期間蓄積しておいてそれを利用して処理するような業務の場合は、ほとんどの場合はAccessに向いているといえます。
また、先に述べた様に「ExcelもAccessも・・・大概のことはできる」のですが、「使いこなせれば」という条件が付きます。
一般的に、Excelはユーザーが自ら工夫し使うので専門家に開発を依頼することが少ないソフトだと思います。
それに対してAccessは、簡単なものはユーザー自身でも作れますが、Excelに比べればハードルが高く、途中まで作ってギブアップという状態になりやすいソフトです。
Excelは一般の方でもある程度のことができますので、一見使いこなしているようですが、専門家（プログラマー）がVBAなどを駆使して使いこなすレベルとはどうしても違いが出てくるのです。
つまり、先の例で「箸」と「日本人」の組み合わせは、「Access」と「専門家（プログラマー）」ということになり、Accessの機能をフルに活用し専門家（プログラマー）がデータベースを構築した方が一般的にExcelの場合より良い結果となるのです。
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